Kategorien
Wissen

7 Tipps wie Sie Hotdesking effizient und beliebt machen

Unsere Bürowelt ändert sich gerade grundlegend. Office Manager auf der ganzen Welt müssen sich plötzlich mit einer neuen Arbeitsrealität bestehend aus Home-Office-Lösungen, sporadischen Bürobesuchen und Begegnungsräumen für Mitarbeiter auseinandersetzen. Corona hat diese (eigentlich positiven) Tendenzen wie unter einem Brennglas verstärkt. Ein Arbeitsmodus, der schon länger im Gespräch ist, aber häufig an schlechter Umsetzung scheitert, stellt das Hotdesking dar.

Beim Hotdesking gibt es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Das System geht von der Grundannahme aus, dass nie alle Mitarbeiter im Haus sind und Mitarbeiter mit ihrem Firmen-Notebook an einen flexiblen Arbeitsplatz einchecken. In der Theorie spart das Bürofläche und damit Mietkosten. Damit gilt Hotdesking als idealer Modus für Unternehmen, die verstärkt auf Home-Office setzen.

Alle Barrieren am Arbeitsplatz abbauen

Die wichtigste Aufgabe liegt darin, alle Barrieren der Nutzung abzubauen. Manchmal können wir nicht einmal artikulieren, warum wir einen bestimmten Arbeitsplatz im Büro mögen oder nicht. Meist liegt es daran, dass die Nutzung initial mit einem Aufwand verbunden ist. Selbst wenn der Gewinn durch den Aufwand immens ist, können sich Mitarbeiter nicht aufraffen diesen zu leisten, da das Tagesgeschäft zu sehr vereinnahmt. Das Problem kann an fehlenden Kabeln und Steckplätzen liegen (IT) oder an den unliebsamen Stuhl (Ausstattung).

1. Sitz-Steh-Schreibtisch für große und kleine Nutzer

Dank eines höhenverstellbaren Schreibtisches gönnen Sie Ihren Mitarbeitern Abwechslung und eine Arbeitshaltung im Stehen, die ca. 30% der Arbeitszeit am Schreibtisch ausmachen sollte. Aber nur wenn der Verstellbereich groß genug ist (50 bis 60 cm), können sowohl kleine als auch große Mitarbeiter am gleichen Arbeitsplatz verkehren.

Ein Tischmodell mit Speicherbelegung kann sich hier als praktisch erweisen, da Mitarbeiter hier Ihre bevorzugte Höhe einprogrammieren können. Als neuestes Gimmick versprechen Apps wie HM OS Live die Höhe mit dem Smartphone zu steuern. Das bringt gerade für Technikgeeks Spaß.

2. Bürostuhl ohne Verstellhebel

Wer hat schon wieder an meinem Platz gesessen? Wir merken sofort, wenn sich ein Kollege am eigenen Bürostuhl vergangen hat. Dann heißt es: Wieder neu einstellen! Wie gefiele es Ihnen gleich loszulegen, ohne an Einstellhebeln rumzufummeln?

Der Cosm Chair von Herman Miller bietet durch die einzigartige Technik Auto Harmonic Tilt genau das. Er passt er sich jedem Nutzer automatisch an. Zahnrädchen bewegen sich beim Neigungsvorgang entlang einer Blattfeder mit, wodurch der Cosm auf die verschiedensten Sitzpositionen reagiert und diese ausbalanciert.

Der Herman-Miller-Stuhl legt seinen Fokus auf ausdauerndes ergonomisches Sitzen, ohne aber als »Ergonomie-Monster« auszuarten. Vielmehr zeigen unzählige Designpreise, dass sein poppig-skulpturaler Look die Nutzer begeistert.

3. Lademöglichkeiten direkt zugänglich machen

Wie häufig mussten Sie zum Laden des Telefons schon unter den Schreibtisch krabbeln, nur um zu realisieren, dass die Steckerleiste schon voll belegt ist? Mit intelligenten Schreibtischleuchten wie der CBS Cubert Lamp schaffen Sie gleich zwei Vorteile: Sie stellen mit passender Farbtemperatur eine produktive Arbeitsatmosphäre her und stellen zeitgleich Lademöglichkeiten für die vielen kleinen mobilen Geräte bereit, die wir tagtäglich nutzen.

4. Monitorarm gegen den Buckel

Ein Monitor inklusive Monitorarm gehört für uns zur Grundausstattung eines Hotdesking-Schreibtisches. Wer möchte schon gerne den ganzen Arbeitstag mit krummem Buckel auf das 13″ Notebook einhacken? Nicht nur, dass durch eine Monitorhalterung wie den CBS Flo allgemein eine gesunde Sitzhaltung gefördert wird, auch lässt sie sich durch einfaches Neigen an die Bedürfnisse des entsprechenden Nutzers anpassen. Für volle Ergonomie sollte der Monitorarm um 180° schwenkbar sein.

5. Gerümpel vom Tisch verbannen

Ein weiterer Hotdesking-Killer liegt im unterschiedlichen Verständnis von Schreibtischordnung. Einige Mitarbeiter lieben es einfach sich auszubreiten – und ausgebreitet zu bleiben. Wenn Mitarbeiter eine Hotbox nutzen würden (nicht was Sie denken!), könnten sie verteilte Gegenstände nach Arbeitsschluss schnell wieder verschwinden lassen und an einem anderen Ort auspacken. Marie Condo wäre stolz auf Sie.

6. Ohne Spind geht es nicht

Die persönlichen Gegenstände und Arbeitsutensilien müssen natürlich auch sicher verstaut werden, wenn Sie den flexiblen Arbeitsplatz vor Vermüllung schützen möchten. In einem Schließfach oder Spind können Mitarbeiter Hotbox, Arbeitslaptop oder Geldbörse verstauen. In großen Tech-Konzernen sind Schließfächer schon längst Usus und haben den guten alten Rollcontainer in die Welt der Fossilien verbannt.

Waren Sie in Filmen nicht auch immer neidisch auf High-School-Kids, die einen eigenen Locker hatten? Gab es bei uns nie! Wenn Sie im Unternehmen nicht die höchsten Sicherheitsstandards erfüllen müssen, können Sie einen alten Spind auch upcyclen – aus alten Turnhallen, Schwimmbädern oder Werkstätten befreien, um Ihrem Büro einen individuellen Touch zu verleihen.

7. Erst ein Buchungssystem schafft nötige Effizienz

Ohne Vorhandensein eines verbindlichen Buchungssystems wird dieses auch umgangen. Hier gefällt uns die Lösung von Robin derzeit am besten. Dazu können Mitarbeiter vorab in der Desktop-App übersichtlich auf einer Karte Ihren Platz saven oder aber auch stationär am iPad spontan freie Räume buchen. Der Vorteil eines leistungsstarken Buchungssystems: Es wertet Nutzungsdaten aus, um Ihr Hotdesking weiter optimieren zu können. Gerne helfen dir unsere IT-Partner das System richtig zum Laufen zu bringen!

Ihr Kontakt bei wexim.

Sascha Glüsing
Head of Sales

Sascha kennt Herman Miller wie seine Westentasche. Nach 5 Jahren beim US-amerikanischen Unternehmen leitet der Hamburger seit 2013 den Vertrieb bei wexim.

Ihre Anfrage

War dieser Beitrag hilfreich?

Zum Bewerten klicke auf die Sterne!

ø 4.5 / 5. Bewertungen: 2

Bisher keine Bewertungen! Sei der Erste, der diesen Beitrag bewertet.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.